DLR-GfR mbH
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Die DLR GfR mbH bietet zuverlässige und sichere Services im Luft- und Raumfahrtbereich an. Im Auftrag der Europäischen Kommission betreiben und überwachen wir die Galileo Satellitenkonstellation im Galileo Kontrollzentrum in Oberpfaffenhofen. Zudem sind wir Air Navigation Service Provider und entwickeln auf Basis unserer Luft- und Raumfahrtexpertise hochgenaue sowie herstellerunabhängige Services für die Bereiche Kommunikation, Navigation und Überwachung (CNS).

Unsere Firmenzentrale befindet sich dort wo andere Urlaub machen - im oberbayrischen 5-Seenland nahe München. Am Raumfahrtstandort Oberpfaffenhofen arbeiten unsere ca. 160 MitarbeiterInnen tagtäglich in internationalen sowie interdisziplinären Teams an der Navigation der Zukunft. Werden Sie ein Teil von uns!

 
In unserem Office-Team bieten wir Ihnen am Standort Oberpfaffenhofen bei München folgende Position:


Office Management im Galileo Kontrollzentrum (m/w)



Ihre Mission:

Als Assistenz im Sekretariat der DLR GfR mbH verantworten Sie vielfältige administrative Tätigkeiten sowie deren Koordination im Galileo Kontrollzentrum und innerhalb der gesamten DLR GfR mbH. Als verlässliche Büromanagerin koordinieren und steuern Sie im Hintergrund eine Vielzahl von Abläufen. Dabei kommunizieren Sie mit einer Vielzahl von Außenkontakten aus dem In- und Ausland, weswegen dem Sekretariat und der Position des Office Managements eine  besondere Bedeutung zukommt.

Ihre Aufgaben sind:

  • Unterstützung der Geschäftsleitung sowie Abteilungs- und Projektleitern im Bereich Galileo in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
  • Koordinierung der Beiträge von Projektleitung und Projektteam zum Projektplan,  Erstellung von Präsentationsunterlagen und Folien
  • Abwicklung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache: Selektion und Bewertung eingehender Nachrichten, Eigenständige Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen
  • Terminkoordination für die Geschäftsleitung, Abteilungs-, Gruppen- und Projektleitung
  • Umfangreiche Dokumentenbearbeitung, Dokumentenmanagement, Aktenpflege/Ablage
  • Contentmanagement für Kontakte, Firmenregister, Dienstleister, Subcontractoren, Pflege von Networking Informationen
  • Erstellung von Aufgabenlisten, Überwachung von Fristen, Führung der Zeit- und WV-Mappen
  • Selbständige Erstellung der Agenda für Projektbesprechungen
  • Visualisierung von Projektplänen in einem Balken- und Meilensteinplan unter Anwendung einschlägiger Projektplanungssoftware (z.B. MS Project, MS Visio)
  • Monitoring der terminlich fixierten Vorgaben im Geschäftsfeld sowie in den Projekten: Zusammentragen relevanter Information für die Geschäftsleitung und/oder den betreffenden Projektleiter
  • Aufgabenorientierter Austausch mit internen Partnern, z.B. Zuarbeit für die Stabsabteilung Projekt-Controlling 
    Protokollerstellung bei Projekt- und Abteilungsbesprechungen (hauptsächlich in Englisch), sowie Erstellung geeigneter Templates
  • Unterschriftsreife Vorbereitung von Unterlagen/Unterschriftsmappen
  • Eigenständige Organisation von Management Meetings/Firmensitzungen
  • Reiseplanung/Terminkoordination und Reisekostenbearbeitung
  • Rechnungskontierung

Ihre Qualifikation:

  • Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
  • Langjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
  • Hohes Organisationstalent
  • Umfangreiche Erfahrung bei der Dokumentenbearbeitung sowie Dokumentenmangement, Aktenpflege/-ablage
  • Fähigkeit, aktiv die Umsetzung von Firmenprozessen zu begleiten sowie eigene übertragene Themenbereiche zu verantworten
  • Geübt in der Koordination von Firmenkorrespondenz im internationalen Umfeld sowie in der in der Organisation von Management Meetings
  • Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
  • Sehr gute MS Office-Kenntnisse
Lernen Sie uns auf einem unserer Karriere-Events persönlich kennen:

 
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